Os 10 hábitos mais importantes para melhorar a produtividade

Pessoas altamente produtivas conhecem o valor inato da gestão do tempo e a máxima eficiência. Quando você está administrando uma empresa, você tem que gerenciar uma tonelada de atividade em um período limitado de tempo – então, como você pode melhorar a produtividade?

Não é apenas uma questão de trabalhar mais rápido ou com maior volume de atividades – é trabalhar com mais inteligência, projetando seus dias e seus projetos para que você aproveite ao máximo cada minuto de trabalho. Tempo é dinheiro, o que significa que aumentar a produtividade é bom para o seu negócio. É também uma maneira de garantir que você tenha tempo de inatividade e tempo suficiente para a família.

As pessoas nem sempre são naturalmente produtivas, mas é uma habilidade que você pode aprender com um pouco de tempo e dedicação. Pessoas altamente produtivas cultivam hábitos para tornar esse tipo de produtividade uma parte automática da maneira como operam. Então, para melhorar a produtividade no trabalho (e talvez também em casa!), tente executar estes hábitos simples:

1. Planeje seus dias na noite anterior

Você sempre será mais produtivo com um plano claro. Tente reservar 15 minutos ou mais todas as noites antes de ir para a cama para planejar o seu dia seguite. Esse hábito pode melhorar a produtividade de várias maneiras:

  • Você pode organizar sua agenda da maneira mais eficiente;
  • É menos provável que você esqueça uma tarefa ou compromisso importante;
  • Você tem uma vantagem em pensar sobre o trabalho em si – seu cérebro adormecido pode fazer um pouco desse processamento para você;
  • Você se torna mais responsável por acompanhar tudo o que deseja fazer;
  • Você pode aprender que certas tarefas levam mais ou menos tempo do que você pensou, o que pode indicar tarefas que você deve delegar a outra pessoa ou que você pode gerenciar de maneira mais eficiente;
  • Você não precisa se preocupar em descobrir o seu dia de manhã (alguns de nós têm dificuldade em pensar claramente antes de tomar uma xícara de café).

 Para começar, você pode definir um evento de calendário ou um alarme em seu telefone para lembrá-lo todas as noites de planejar o dia seguinte. Faça uma lista de tudo o que tem de ser feito e uma lista de tudo o que você gostaria fazer. Então planeje seu dia. Não se esqueça de incluir o tempo de viagem, a hora do almoço e as pausas – elas são uma parte necessária do seu dia, mas pode ser fácil se sobrecarregar se você não planejar esse tempo. Você pode fazer uma lista de papel ou colocar sua agenda no seu calendário, o que for mais fácil para você.

2. Pessoas produtivas priorizam tarefas – e sabem o que fazem melhor

Pessoas produtivas priorizam tarefas para o resultado mais eficiente. É uma combinação de gerenciamento de tempo e triagem de tarefas. Você precisa saber em que você é melhor e qual é o melhor uso do seu tempo.

Salte nessas tarefas de alta prioridade primeiro para que você esteja fresco e alerta. Tendo essas coisas cruciais resolvidas, você terá muita pressão pelo resto do dia para que você possa se concentrar nas próximas tarefas.

E lembre-se de que há tanta coisa que qualquer pessoa pode fazer. Pode fazer sentido terceirizar ou delegar tarefas que outras pessoas possam manipular (ou até mesmo fazer melhor do que você pode). Tarefas tediosas e fáceis são um bom alvo para a terceirização – não faz sentido você gastar 5 horas por dia fazendo a entrada de dados quando tiver outras tarefas de alto valor para cuidar. O trabalho altamente especializado é outro bom alvo – um contador pode poupar muito tempo e estresse.

O truque é se concentrar nas maneiras que possibilitam mais valor para o seu negócio. Concentre-se nessas áreas. Se sobrar tempo, ramifique-se em outras tarefas. Se não, envie para outra pessoa!

3. As pessoas produtivas fazem as piores coisas primeiro

É fácil adiar as tarefas que tememos, mas essa tentação pode ser tão forte que o trabalho nunca é feito de verdade ou é feito com pouca pressa para cumprir um prazo. Em vez de procrastinar para evitar o material desagradável, tirá-lo do caminho pode melhorar seriamente a produtividade.

Primeiro, você vai fazer um trabalho melhor se fizer de forma adiantada, ao invés de apressar no último minuto. Além disso, essa tática libera energia mental para tarefas mais envolventes. Sem a ameaça do seu trabalho mais temido pairando sobre sua cabeça, você verá que seu dia é muito mais agradável e muito menos estressante. Além disso, você se sentirá orgulhoso de ter enfrentado a coisa mais difícil logo de cara.

4. Pessoas produtivas desligam seus e-mails

As pessoas produtivas sabem que responder a todos os emails e textos recebidos pode distrair e impedir a conclusão das tarefas. Estamos tão acostumados à conectividade constante que muitas vezes parece impossível ignorar uma mensagem. Sentimos pressão para responder imediatamente, mas não é realmente a melhor maneira de lidar com isso. Pegar e lidar com esses e-mails e textos constantes quebra sua concentração e dificulta a conclusão do que quer que você esteja trabalhando. Você pode acabar distraído completamente por algum novo problema ou informação e levará muito mais tempo para realizar a tarefa original.

Sem dúvida, muito do trabalho importante acontece por meio de comunicações eletrônicas. Você não pode (e não deveria) simplesmente ignorá-los. Em vez disso, crie o hábito de agendar um horário para verificar suas mensagens. Desligue as notificações e agende um momento para ler e responder os seus e-mails. Você pode se surpreender ao descobrir que pode resolver as pendências digitais, sem estresse.

5. Dê um passo por vez

As pessoas produtivas sabem que o benefício da multitarefa é uma falácia. Ter mil coisas acontecendo de uma só vez pode fazer você se sentir como se estivesse fazendo muito, mas na verdade leva mais tempo do que fazer uma coisa de cada vez. E com muitas coisas acontecendo em sua cabeça de uma só vez, é mais provável que você cometa um erro ou perca algo importante.

Faça um esforço para reduzir a multitarefa em sua vida. Se você está respondendo e-mails, concentre-se nisso. Se você estiver fazendo uma ligação, fale sem distrações. Ao se dedicar totalmente a cada tarefa de uma só vez, você se permite fazer o melhor em cada uma delas.

6. Cuide de si mesmo

As pessoas produtivas sabem que colocar sua saúde em primeiro lugar é vital para o melhor desempenho no trabalho. A nutrição adequada e o exercício regular podem beneficiar muito a energia, o foco e o bem-estar. Alguns estudos até ligaram o exercício a uma maior criatividade.

Administrar um negócio é difícil e você precisa estar no seu melhor. Não se trata apenas de menos consultas médicas e dias de doença (embora isso também seja importante). É sobre o fato de você poder fazer mais e melhor trabalho quando estiver se sentindo melhor. E quando você está executando uma tonelada de trabalho, cuidar de si é duplamente importante para que você não seja atropelado.

Ao configurar sua programação diária, não se esqueça de reservar tempo para as refeições e os intervalos. E agende em exercício e uma noite cheia de sono, também. Se você quer melhorar a produtividade, você tem que manter seu próprio tanque cheio.

 7. Pessoas produtivas tomam uma pausa do trabalho

As pessoas produtivas trabalham duro quando estão no escritório, por isso sabem como é importante recarregar quando estão longe disso. Pode parecer que a melhor maneira de melhorar a produtividade é trabalhar direto durante o dia sem parar, mas essa é uma receita para o esgotamento. É provável que você fique sem gás mais cedo no dia e perca a capacidade de se concentrar totalmente na tarefa em questão.

Tente se comprometer a comer o almoço longe da sua mesa. Faça as datas do almoço ou coma fora e não traga nenhum trabalho com você. Dê um passeio – fazer o sangue fluir e se movimentar pode realmente melhorar sua criatividade. Você precisa desse tempo para recarregar e voltar pronto para enfrentar sua próxima tarefa. Esse tempo deve entrar no horário que você cria todas as noites.

Quanto tempo você precisa fazer? Especialistas sugerem que trabalhar por cerca de 50 minutos e depois fazer uma pausa de 10 a 15 minutos é o melhor ritmo para se manter firme. Definir um temporizador e cumpri-lo, tanto quanto possível.

8. Foque em sua paixão

Pessoas produtivas permitem que inspiração e paixão conduzam seus objetivos. O trabalho nem sempre é fácil, mas as pessoas altamente produtivas canalizam a introdução de energia criando algo, ajudando os outros ou construindo um legado através de negócios. Você começou esse negócio porque estava inspirado – não perca de vista isso durante as longas horas.

Se você está perdendo a motivação ou sentindo-se esgotado, reserve um tempo para parar e lembrar por que começou seu negócio em primeiro lugar. Avalie seus objetivos e se você está se movendo em direção a eles – você pode estar se sentindo apático porque seu negócio não está se movendo na direção que você quer que seja. Considere colocar lembretes visuais de seus objetivos e suas razões para fazer isso para nunca perder de vista sua paixão.

9. Pessoas produtivas cumprem prazos

As pessoas produtivas sabem que sem prazos, as tarefas vão escorregar pelas rachaduras. E eles não têm que ser prazos externos, como preparar seu pedido a tempo de entregá-lo ao seu fornecedor. Você também deve definir prazos internos. Prometa a si mesmo que você terminará uma determinada tarefa ou projeto em um determinado dia ou horário. Esses objetivos difíceis lhe dão motivação extra e mantêm você responsável em relação à forma como você gasta seu tempo.

Para tarefas rápidas, a programação que você configura todas as noites funciona como um prazo final – você sabe que tem 2 horas reservadas para essa tarefa e fará isso nesse período de tempo. Para projetos de longo prazo, não basta definir uma data final. Em vez disso, estabeleça metas mensuráveis ​​em intervalos regulares para que você não deixe nada até o último minuto. Por exemplo, digamos que você esteja planejando expandir para um novo local. Você pode se dar uma semana para definir um orçamento e um plano. Em seguida, outra semana para marcar compromissos para olhar para diferentes locais e outra semana para realmente ir vê-los, etc. Dessa forma, você não acaba empurrando as tarefas indefinidamente.

10. Pessoas produtivas aproveitam a tecnologia

As pessoas produtivas sabem que a automação e a tecnologia podem reduzir muito o tempo e o esforço de tarefas administrativas. Automatizar as tarefas que costumavam consumir muito tempo, pode ser uma medida benéfica para todos os departamentos da sua empresa.

Para garantir que você aproveite ao máximo a tecnologia e melhore a sua produtividade, faça uma lista de todas as tarefas que realiza todos os dias durante uma semana. No final da semana, dê uma olhada. Existe alguma coisa que você pode tornar mais fácil com um aplicativo ou um dispositivo? Você está rastreando qualquer coisa que possa ser automatizada? O corte de tarefas que podem ser manipuladas pela tecnologia libera seu tempo para se concentrar no trabalho que realmente precisa fazer.