Passo a passo para sua empresa emitir notas fiscais

A nota fiscal é um recibo obrigatório que empresas devem emitir para comprovar uma venda ou prestação de serviço. O cliente usa esta nota para controle financeiro, obter créditos fiscais ou guardá-la para eventuais problemas técnicos. Já as empresas precisam emitir notas para atestar os impostos pagos mediante à venda ou prestação de um serviço.

Emitir nota fiscal é uma operação obrigatória de todas as empresas, prevista pela lei nº 8846/94, artigo 1º. Companhias que descumprem essa regra são enquadradas por crime contra ordem econômica e tributária.

As notas fiscais são a prova de que o estabelecimento paga seus impostos de maneira correta e servem como base para manter as contas da empresa em dia. Ou seja, uma empresa que entrega seu recibo passa confiança para seus clientes.

Quais tipos de notas existem?

Os tipos de notas são definidos de acordo com a sua atividade econômica. São elas as NF-e, a NFC-e e o SAT ECF que está substituindo o Cupom Fiscal (ECF), a NFS-e e o CT-e. Mesmo com as notas eletrônicas, ainda existem alguns casos que é permitido a utilização de Nota Fiscal no formato físico.

É o caso da Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, utilizada pelas empresas que não estão obrigadas ao NFC-e ou ao SAT. Em alguns municípios que ainda não implementaram a NFS-e, a emissão também é por meio de nota fiscal de serviços no formato físico.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é usada em substituição ao modelo 1 e 1A, usadas nas vendas de produtos ou serviços, relacionados à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e)

A NFS-e é usada em substituição às notas de bloco, usadas nas vendas de produtos ou serviços, relacionados à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).

  • Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

Este tipo de documento substitui vários papeis exigidos para realizar transporte de carga.

  • Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e)

Esta nota é utilizada no varejo, para entrega de produto vendido diretamente ao consumidor final.

  • Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)

Este tipo de nota permite a emissão de um documento fiscal virtualmente, sem a necessidade de blocos de papel. O serviço é utilizado principalmente por micro e pequenas empresas e MEIs que ainda não possuem a autorização para a impressão de documentos fiscais ou um software de gestão que permite a emissão da nota. Este caso somente funciona se a empresa não emite documentos com frequência. 

Como fazer a emissão das notas?

O primeiro passo para emissão, se sua empresa for do ramo comercial ou industrial, é estar com a inscrição estadual em dia. Em geral, este processo faz parte do cadastramento do CNPJ das empresas. Posteriormente, se informe se sua empresa é obrigada a emitir notas fiscais eletrônicas ou manuais. No caso das manuais, é necessário procurar a gráfica habilitada para emitir os talões.

Se forem eletrônicas, a empresa precisa se habilitar na Secretaria da Fazenda, e contratar um sistema que realiza a emissão das notas.

Benefícios da NF-e

O primeiro benefício com a emissão de notas fiscais eletrônicas é o ganho para o meio ambiente, com menor produção de papel. Além disso, este modelo traz praticidade ao dia a dia das empresas, ganhando muito tempo por não precisar digitar e conferir as notas fiscais. Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis.

As informações das operações das empresas ficam disponíveis no site da Receita Federal por até 180 dias, podendo ser consultados a qualquer momento pela internet.

Quais são as naturezas de operação das Notas Fiscais?

  • Nota fiscal de venda

A operação pode acontecer em estabelecimentos comerciais ou industriais, quando há venda e entrega de determinada mercadoria.

  • Nota fiscal de retorno

É utilizada para acompanhar uma mercadoria, por exemplo para um show ou demonstração. A tributação dependerá do tipo de operação, podendo ser isenta.

  • Nota fiscal de remessa

É emitida para acompanhar mercadorias em situações que já exista alguma operação anterior registrada. Pode ser a remessa de uma venda ou ainda de insumos adquiridos para industrialização.

  • Nota fiscal complementar

Como o próprio nome já diz, ela complementa uma operação original quando há alteração na quantidade, tipo de produto, valor ou imposto da nota principal. É mais comum de ser utilizado quando não é possível cancelar a nota original ou devolver a mercadoria.

  • Nota fiscal de entrega futura

Ocorre quando um estabelecimento comercializa uma mercadoria e efetua o faturamento antes da entrega. Nessa operação, a entrega ocorre posteriormente, mediante ao prazo combinado entre as partes.

  • Nota fiscal de venda consignada

Esta nota é preenchida quando um vendedor deixa seus produtos com outro vendedor ou empresa, que deverá expor para seus clientes. Se as vendas não se concretizarem, não há compromisso por parte de quem vender em pagar pelos produtos. Quando há a venda, o consignante emitirá uma Nota Fiscal de Venda por Consignação.

  • Nota fiscal de venda à ordem

Este tipo de operação consiste na venda da mercadoria pelo fornecedor A para um comprador B; este, por sua vez, solicita que a entrega seja efetuada diretamente de A para o destinatário C, que adquiriu a mercadoria de B. A mercadoria não deve sair do estabelecimento para o B, para depois ser remetida ao segundo comprador ou destinatário final, fazendo o fluxo A-C direto.