Armazenar XML da NF-e é uma prática que deveria ser adotada por todos os empreendedores. Eles acreditam que suas notas fiscais permanecem salvas em um grande banco de dados da SEFAZ, podendo ser acessadas a qualquer momento.

Antes de tudo é preciso entender que armazenar XML da NF-e, não é uma responsabilidade exclusiva da contabilidade. A função do contador é de auxiliar o seu cliente sobre a melhor alternativa para armazenar as notas fiscais com segurança. Ele não tem obrigação nenhuma de armazenar XML da NF-e.

Para fazer esse armazenamento a contabilidade precisaria de uma infraestrutura adequada, o que pode gerar um aumento considerável dos custos.

O que é e porque armazenar XML da NF-e?

A NF-e é a versão digital da nota fiscal emitida por qualquer profissional autônomo ou empresa. O XML é o nome do formato do arquivo. Esse formato XML segue um padrão de escrituração fiscal nacional,  não acompanha informações sobre a mercadoria negociada.

Assim como o contribuinte tinha a obrigação de arquivar as notas de papeis (formulário continuo ou bloco) por 5 anos, com a NFe não é diferente. Ao invés de arquivar um documento físico, agora o contribuinte é obrigado a guardar o arquivo em forma digital. A obrigatoriedade vale tanto para NFe, NFCe, NFSe e CTe.

Armazenar XML da NF-e é algo obrigatório tanto para o fornecedor quando para o comprador. O período de armazenamento deve ser por no mínimo 5 anos, pois o arquivo será necessário em caso de troca de um produto ou quando solicitado pela Receita Federal.

Não armazenar XML da NF-e pode gerar multas para aqueles que a perderem. Fazer o backup desses documentos é a melhor forma de prevenir de multas, quando a Receita solicitá-los.

A importância de armazenar XML da NF-e

De acordo com a legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital XML. Tanto emitente quanto destinatário precisam fazer o backup desses arquivos, para que possam apresenta-los à administração tributária, quando solicitados.

De acordo com o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do arquivo digital da nota fiscal eletrônica e seu protocolo de autorização ao destinatário.

Resumido, o empreendedor é obrigado por lei a armazenar XML da NF-e, pelo prazo previsto no artigo 202 (pelo menos cinco anos). Isso de acordo com o regulamento do ICMS, para apresentar ao Fisco quando solicitado.